Dr. Karen Otazo
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Heredar un asistente requiere reeducar

( La verdad, sobre como ser un líder, y nada más que la verdad )

Si heredas un asistente de tu predecesor, deberás andar con cuidado al establecer esta importante relación.

            Es un error el desestimar la lealtad de tu asistente o secretaria a la persona anterior en el puesto, y lo que él o ella cree que la compañía debería de ser o hacer-  comparado con su lealtad inicial hacia ti.  Podrías pensar que eres el complemento ideal y hasta necesario para esta persona pero en realidad tú simplemente eres el nuevo.  En un sentido, eres parte de una “conquista hostil”, puesto que tu asistente probablemente no tuvo ni voz ni voto al elegirte para el puesto.  Si no te concentras en la relación, pronto, tendrás problemas.

            Pero, si consigues que tu asistente esté de tu lado, él o ella será tu mayor apoyo a la hora de la verdad.  Tu asistente puede “marcar” a los jugadores del otro equipo por ti y estar en el “área de gol” cuando sea necesario.  Así que, primero encárgate de tu asistente y hazlo de forma diferente a como te encargas del resto de tu equipo.

            El como funciones con tu asistente variará dependiendo de tu estilo, el suyo y del escenario que se presenta al empezar a trabajar.  A continuación expongo tres escenarios que se te podrían presentar en una nueva relación de estas características:

1.      Cuando llegas a tomar el trabajo, tu asistente está de tu lado desde el principio y te apoya completamente, porque “el jefe es el jefe”.  Convencerla(o) no será problema; lo que necesitas es pensar como recompensarlo(a).  Si no reconoces o agradeces su colaboración, él o ella podría no quedarse a tu lado por mucho tiempo.  Si no ofreces reconocimientos como un bono, flores, comidas, o deshacerte de trabajos que no le agraden, la relación será de una sola dirección y por lo tanto inestable.

2.      Tu asistente recela de ti y esperará a ver quién eres y cómo tratas a la gente.  Estás a prueba. Te darás cuenta de esta situación cuando el comportamiento de tu asistente parezca contradictorio.  Algunas veces pensarás que tu asistente está de tu lado, y otras, querrás saber por qué de repente te dejo de lado en lugar de advertirte de algo.  Necesitas recompensar a tu asistente cuando te ayude, especialmente cuando te avise de situaciones peligrosas o cuando te guíe en general.  Cuando tu asistente falle en cumplir con tus expectativas, exprésale tu frustración y pídele otra serie de comportamientos en el futuro.  La clave es que una vez que has pedido un nuevo comportamiento, tienes que seguir adelante y no volver a hacer hincapié en el problema pasado, de forma que estas educando en vez de reprimiendo mientras “aireas” la situación.

3.      Te encuentras con alguien que tiene una visión limitada del trabajo, de su relación contigo, del papel que él o ella tiene en darte advertencias adecuadas y la lealtad requerida de la forma en que se expresa de ti.  En este caso, necesitas tomar una acción más seria.  Si repetidamente le has pedido a tu asistente que deje 20 minutos entre cita y cita para que puedas concentrarte y prepararte mejor para la siguiente, pero él o ella constantemente no lo hace así, podrían estar pasando varias cosas.  Podría ser que necesitara instrucciones por escrito; podría estar siendo presionada desde fuera para programar tú tiempo de forma que cumpla con las expectativas de otros terceros  podría estar acostumbrada a hacer las cosas como siempre las ha hecho y sólo puede seguir con esa rutina; o finalmente, podría estar “sembrando de minas” tu camino directamente.  En los últimos dos casos, debes de tratar con hechos y no con sentimientos.  ¿Cuán a menudo y en qué grado no sigue instrucciones tu asistente?  De forma objetiva y desapasionada, necesitas mostrarle los hechos como tú los ves junto con lo que esperas y requieres de la posición.  Debes de hacer esto además, en un aparte especifico cara a cara para tratar este problema, en lugar de en las orientaciones periódicas del día a día.

Es vital que entiendas lo que está haciendo tu asistente.  No te enfades simplemente porque él o ella no esta haciendo las cosas como tú quieres.  La clave esta en ser objetivo puesto que la mayoría de las personas fluctúan en sus habilidades y compromisos.  Si te encuentras con alguien que cree que hay áreas que “no son mi trabajo”, necesitas los hechos claros de lo que esta pasando para asegurar tu objetividad.

La relación con tu asistente es importante.  Poner atención rápidamente a esa relación aumenta la efectividad y eficiencia del trabajo que realizáis juntos.  Si te das cuenta de que no funciona porque tienes a alguien que se ha quedado estancado en sus hábitos y no puede adaptarse, deberías de pensar en buscar a alguien diferente que de verdad pueda trabajar contigo.

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Global Leadership Network, Inc.- Recursos para el entrenamiento del liderazgo global del ejecutivo por la Dra. Karen Otazo
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